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La capitalizzazione e le spese sono due modi diversi per registrare una transazione di spesa aziendale. Nel mondo della contabilità esistono regole chiare per differenziare le due tipologie di spesa e registrarle ciascuna. Per garantire registrazioni e rapporti adeguati delle transazioni finanziarie, i contabili e gli imprenditori devono acquisire familiarità con il ragionamento alla base delle importanti regole e standard contabili.
Capitalizzare
Le spese in conto capitale, note anche in inglese come "capex", sono gli importi monetari spesi per generare benefici futuri. Ad esempio, quando un'azienda acquista immobilizzazioni, come attrezzature di produzione; o quando migliora il valore di un'attività con una vita utile più lunga rispetto all'anno fiscale in corso. Un altro esempio sono miglioramenti o altre aggiunte che aumentano il valore di un edificio.
Spese
Una spesa si riferisce al denaro speso per pagare articoli quali forniture per ufficio, servizio telefonico o manutenzione e riparazioni. Sono soldi spesi per coprire costi che non sono legati alla produzione diretta di beni o servizi. Includono anche i costi per mantenere le risorse in buono stato di funzionamento; tuttavia il valore dell'attività non viene incrementato e la sua vita utile non viene allungata.
Le spese di reddito generalmente coprono denaro o equivalenti pagati per beni e servizi da utilizzare entro un breve periodo di tempo. L'importo è addebitato immediatamente a conto economico e la spesa corrente corrisponde al reddito corrente generato per lo stesso periodo di tempo.
Quando capitalizzare
Un'azienda può spendere grandi somme di denaro per installare un sistema di climatizzazione nel proprio edificio. Pertanto, deve capitalizzare l'aria condizionata nel proprio bilancio, poiché l'aria condizionata avrà una vita utile di oltre un anno. Tali apparecchiature devono essere svalutate ogni anno fino al termine della loro vita utile. Questa vita utile varia a seconda del tipo di asset. In questo caso la climatizzazione verrà svalutata insieme alla vita utile dell'immobile aziendale, ovvero 39 anni.
Aree di capitalizzazione non definite
Alcune situazioni creano difficoltà affinché le registrazioni delle spese siano adeguate, poiché non sono chiare e le società devono essere basate su standard contabili presentati dal Federal Revenue, nel quadro di standard finanziari standard e su principi contabili generalmente accettati, al fine di rendere il scelte corrette. La pubblicità rappresentava una sfida in quanto le aziende di solito registrano la spesa nel periodo in cui era costituita, nel conto economico. Tuttavia, in un caso che coinvolge la società RJR Nabisco, l'IRS ha sostenuto che le spese per stabilire una campagna pubblicitaria sono diverse dai costi di esecuzione della campagna e che i costi devono essere capitalizzati perché la campagna pubblicitaria crea benefici a lungo termine , da più di un anno, per i prodotti o servizi pubblicizzati. In conformità con i principi contabili generalmente accettati negli Stati Uniti, argomenti 340-20, le spese pubblicitarie dovrebbero generalmente essere contabilizzate quando si verificano effettivamente o quando vengono sostenuti i costi.
Quando spendere
Le riparazioni di routine delle apparecchiature si qualificano come spese per entrate. Poiché non migliorano o prolungano la vita utile del bene, tornano semplicemente alla condizione operativa precedente. Le spese di manutenzione e riparazione sono registrate nel periodo corrente come "Spese di riparazione e manutenzione", nel prospetto delle perdite e degli utili.