Contenuto
- Intestazione e chiusura
- Stile del testo del corpo
- Differenze tecniche nel formato
- Domande importanti riguardo alla postfazione
Le differenze tra lettere commerciali e lettere meno formali o personali possono essere trovate in entrambe le strutture di ciascuna. Le lettere personali informali consentono la discrezione del mittente in relazione alla disposizione degli elementi e degli altri elementi della lettera. D'altra parte, le lettere commerciali devono seguire rigorosi standard di stile e forma. Gli elementi chiave, come il layout, la struttura del paragrafo e la formattazione tecnica, distinguono una lettera commerciale appropriata da una lettera informale.
Intestazione e chiusura
L'intestazione di una lettera commerciale deve includere il nome, l'indirizzo e la data del mittente. Giustifica l'intestazione sul margine sinistro e seleziona un singolo spazio per le informazioni. Le informazioni di contatto del destinatario devono essere separate dall'intestazione da un unico spazio e includere il nome completo e l'indirizzo del destinatario, compreso il codice postale. Una persona che scrive una lettera informale può scegliere di utilizzare un solo saluto nell'intestazione della lettera. La chiusura di una lettera di lavoro richiede un saluto di addio e una firma. Spesso, una lettera commerciale includerà la firma, così come il nome del mittente digitato sotto di essa ed eventuali credenziali o titoli posseduti dallo scrittore. Usa quattro spazi tra il saluto di addio e il nome digitato per la firma manoscritta. Al termine di una lettera personale sono sufficienti il nome del mittente e un saluto meno formale.
Stile del testo del corpo
Le lettere personali di natura informale possono essere lavorate senza le restrizioni stilistiche di una lettera commerciale. Il mittente può scegliere uno stile o un tono che corrisponda alle normali caratteristiche di interazione con il destinatario. In una lettera commerciale, lo stile deve essere conforme all'intenzione della lettera. Le lettere commerciali progettate per familiarizzare il destinatario con il mittente o con i servizi aziendali dovrebbero iniziare con un'introduzione. Il mittente deve quindi utilizzare il saldo del testo per informare il destinatario dell'intenzione della lettera o della richiesta di azione. Ad esempio, una lettera di vendita dovrebbe presentare il venditore e il prodotto, indicare come il prodotto servirà al destinatario e, alla fine, chiamare il lettore all'azione - per acquistare il prodotto o servizio.
Differenze tecniche nel formato
Gli standard tecnici standard per le lettere commerciali includono margini di 2 cm sui lati con uno spazio di 2,5 cm nella parte superiore e inferiore della pagina. Le date della lettera commerciale devono essere specificate, non abbreviate e includere il mese, il giorno e l'anno. I mittenti dovrebbero utilizzare titoli appropriati nelle lettere commerciali, ma evitare ridondanze. Il nome completo del destinatario deve apparire nel saluto, con i due punti in una lettera commerciale. La lettera personale può includere un nome o un titolo e un cognome seguiti da una virgola. Dovrebbe esserci uno spazio tra il titolo, le informazioni di contatto per l'autore e il saluto di apertura. Uno spazio è anche standard tra il saluto e ciascuno dei paragrafi nel corpo della lettera. Usa caratteri serif a 12 punti, come Times New Roman, in una lettera commerciale e interlinea singola tra il testo. Le lettere commerciali dovrebbero essere sempre digitate, ma scriverle a mano aggiunge un tocco personale.
Domande importanti riguardo alla postfazione
Dopo la chiusura, le lettere commerciali devono contenere messaggi appropriati, come il rilascio di copie. Una "cc:" significa che la lettera è stata inoltrata anche ad altre persone. La postfazione è anche il luogo appropriato per l'annotazione del materiale incluso in una lettera commerciale. Il documento di accompagnamento deve essere referenziato, come elementi inclusi dopo la firma di chiusura, con il numero e la natura del motivo della scatola in una lettera commerciale.