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L'organizzazione delle cartelle non aiuta con l'organizzazione, se le cartelle non sono state organizzate in precedenza. Mettere tag accattivanti sui file è fondamentale per avere un archivio facile da usare, quindi etichettare correttamente è fondamentale. Le etichette digitate saranno facili da leggere a colpo d'occhio. Le cartelle vendute nei negozi di forniture per ufficio di solito vengono fornite con il proprio foglio di etichette perforato, tuttavia, è più facile digitare e tagliare le proprie etichette.
Passo 1
Misurare l'altezza e la larghezza di una singola etichetta sul foglio perforato o su un foglio di etichette. Se si utilizza un foglio perforato, misurare l'intera scatola perforata, compresa la parte che verrà ripiegata, formando il retro dell'etichetta.
Passo 2
Apri un nuovo documento nel programma, come Microsoft Excel, MS Word o Open Office. Inserisci una tabella. Per Excel o altri programmi di fogli di calcolo, apri un nuovo documento senza inserire nulla, poiché hanno già celle nel documento. Se stai usando gli adesivi per etichettare, consulta il foglio degli adesivi per controllare i margini. Questo è molto importante per allineare il testo. Misura questi margini su tutti e quattro i lati. Quindi, imposta i margini del documento in modo che corrispondano esattamente a quelli. Se le pagine che si desidera stampare non hanno margini, impostarle tutte su "zero".
Passaggio 3
Rendi la dimensione della cella uguale alla dimensione delle etichette, che sono già misurate. Immettere il testo desiderato nelle celle. Gli standard delle cartelle più piccole avranno solo una colonna di etichette perforate, non un'intera pagina. Se è presente una sola colonna, utilizza la prima colonna delle celle per digitare le etichette. Usa un carattere in grassetto per una migliore lettura.
Passaggio 4
Controllare le dimensioni e i margini delle celle, quindi eseguire una stampa di prova stampando le etichette su carta normale. Posizionare questo foglio di prova sopra il foglio con le etichette, per confermare l'allineamento con gli adesivi o gli spazi perforati. Regola i margini e le dimensioni delle celle di conseguenza e stampa di nuovo, se non c'è somiglianza.
Passaggio 5
Posizionare il foglio di etichette fornito con la cartella dei file nella stampante. Assicurati che la pagina sia nella posizione corretta. Questo dipenderà dal tipo di stampante, quindi assicurati di controllare prima. Eseguire una stampa di prova per vedere quale lato è "in alto".
Passaggio 6
Posiziona le etichette con i fori negli spazi corretti delle cartelle o incolla gli adesivi nei punti designati.