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Microsoft Access porta un database SQL (Query di ricerca) alle piccole imprese. La sua flessibilità e capacità forniscono una potenza di calcolo sufficiente per un datore di lavoro. L'impostazione di una busta paga in Microsoft Access è uno strumento utile per tenere traccia dei record dei dipendenti. La creazione di un sistema di paghe completo, che calcola la retribuzione lorda, le detrazioni e il salario netto richiede un programmatore di database altamente sofisticato. Un datore di lavoro con competenze intermedie e avanzate in Access può istituire un sistema di registrazione dei salari.
indicazioni
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Assegna un nome e crea un nuovo database nel comando "Nuovo" nella scheda "File". Seleziona la scheda "Home" e verrà creata una nuova tabella. Passare a "Modalità progettazione".
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Immettere il nome della "chiave primaria" nella colonna "Nome campo" nella riga 1. "Codice" è l'impostazione predefinita con "Numerazione automatica" nella colonna "Tipo di dati". È possibile mantenere o modificare un altro identificatore univoco, come Numero dipendente o CPF. Il "Tipo di dati" può essere mantenuto come "Numerazione automatica" o modificato in una voce manuale, purché la proprietà "Indicizzato" sia impostata su "Sì (Duplicazione non autorizzata)".
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Creare campi per tutte le informazioni richieste per i nuovi dipendenti. Ciò include: 1. Nome e cognome, iniziali o nomi di mezzo, se desiderato 2. Indirizzo di residenza e di posta 3. Numero di telefono di casa, commerciale e mobile 4. Numero di imposte sul reddito federali e statali trattenute alla fonte 5. CPF 6. Patente di guida o altra identificazione 7. Una casella di controllo per garantire che sia stata verificata la qualifica di "prova di lavoro" 8. Una casella di testo per registrare i documenti controllati 9. Data di inizio del lavoro 10. Data di cessazione (da compilare quando il dipendente lascia l'azienda) 11. Salario 12. Titolo del lavoro e altre informazioni desiderate dal datore di lavoro I curriculum possono essere scansionati e allegati al registro, se lo si desidera.
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Assegnare il tipo di dati a ciascun campo e impostare le proprietà richieste per formattare i numeri, impostare il numero di caratteri consentiti in un campo e determinare se i dati devono essere indicizzati. Quando si crea un database, è anche consigliabile aggiungere un campo descrittivo che definisca il suo scopo, per stimolare la memoria in un secondo momento, quando il database deve essere modificato o rivisto.
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Salva la tabella inserendo il nome "Dipendenti" o un altro nome che abbia senso.
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Seleziona la scheda "Crea" e fai clic sul pulsante "Modulo" nel gruppo "Moduli". Aggiungi tutti o alcuni campi al modulo e salvalo. Formattare le proprietà dei campi in modo che corrispondano alle proprietà della tabella. Salvare nuovamente prima di tornare a "Modalità modulo" sul pulsante "Visualizza" nella scheda "Home". Utilizza il modulo per aggiungere dati.
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Seleziona la scheda "Crea" e fai clic sul pulsante "Segnala" nel gruppo "Rapporti". Aggiungi tutti o alcuni campi e passa a "Vista Layout". Modifica la lunghezza delle colonne e formatta i campi del nome. Modifica i caratteri e i colori o seleziona un disegno preformattato dal menu "Progettazione". Salva il rapporto. Il modello di report consente di stampare report sulle buste paga.
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Cripta il database per maggiore sicurezza. Chiudilo e riapri in modalità esclusiva usando la freccia sul pulsante "Apri" della finestra "Apri" e seleziona "Apri esclusivo". Fare clic sulla scheda "File", selezionare il comando "Informazioni", quindi fare clic su "Crittografa con password" nel pannello "Informazioni". Quando viene visualizzata la finestra di dialogo "Imposta password database", impostare una password e reinserirla per verificare. Clicca OK. Alla successiva apertura del database, viene richiesta la password. Digitarlo nel campo Password, digitarlo di nuovo nel campo Verifica, quindi fare clic su OK.
suggerimenti
- Le password complesse hanno una lunghezza di almeno otto caratteri e includono numeri, lettere maiuscole e minuscole e un carattere speciale come "!" o "&". Usa la proprietà "Etichetta" per dare i nomi dei campi nella lingua comune. Rinominare il campo "FirstName" in "First Name" conferisce un aspetto più professionale ai report. Ci sono programmi di paghe online e al dettaglio che controllano i salari e i calcoli dello stipendio. Fare questo in Access richiede una programmazione estremamente sofisticata e la comprensione oltre lo scopo di questo articolo.
avvertimento
- Esistono molte soluzioni proprietarie per il controllo dei punti e dei fogli di sconto a prezzi accessibili per la contabilità delle piccole imprese. Nella maggior parte dei casi sono molto più semplici da utilizzare e richiedono meno tempo per la configurazione rispetto alla creazione del proprio database per il libro paga.