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Un sistema di paghe è imperativo, perché attraverso di esso è possibile elaborare il tuo libro paga. I tre tipi di sistema sono: manuale, computerizzato (utilizzato dalla stessa società) ed esterno (esternalizzato). Il sistema manuale richiede di elaborare a mano, computerizzato, fatto localmente, utilizza software per elaborare il libro paga e il sistema esterno significa esternalizzare un fornitore di servizi. Un diagramma di flusso del sistema di gestione stipendi mostra la sequenza in cui viene elaborato, ottimizzando la procedura e rendendoti consapevole di tutto.
indicazioni
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Disegna il diagramma di flusso con un pacchetto di programmi per ufficio: questo è il modo migliore per ottenere un ambiente professionale. Tuttavia, puoi disegnare il grafico a mano. Crea caselle e frecce che mostrano il flusso dell'elaborazione del libro paga, ad esempio dove inizia e finisce.
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Creare un diagramma di flusso per un sistema di gestione stipendi manuale. Dovrebbe mostrare tutte le attività manuali coinvolte nell'elaborazione del libro paga tramite questo sistema.
Esempio: raccogliere le carte punto, verificarle per vedere lo stato di ciascun dipendente, contattare i supervisori in caso di guasti o situazioni discutibili e calcolare manualmente ogni carta punti. Creare una sequenza che coinvolga compiti di elaborazione, come il calcolo manuale degli stipendi, le detrazioni legali (come le imposte sui salari), le detrazioni volontarie (come le pensioni e le indennità) e il pagamento delle retribuzioni. Esegui un'altra sequenza che mostra le attività di post-elaborazione, come la creazione manuale e la visualizzazione dei registri del libro paga, la creazione e la pubblicazione di voci giornaliere e la registrazione degli stipendi alla banca.
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Creare un diagramma di flusso per il sistema informatico utilizzato nella società stessa. Questo sistema elimina l'elaborazione manuale. Rendere il diagramma di flusso specifico per i requisiti del software del libro paga.
Esempio: aggiorna i dati dei punti nel software, esaminali e indaga su ciò che è aperto. Elabora il libro paga attraverso il software, stampa il rapporto di pre-elaborazione, controlla il foglio attraverso il rapporto e apporta le modifiche necessarie.Creare e inviare i file di deposito diretto alla banca, depositare i fondi dei dipendenti, pagare le commissioni bancarie e chiudere i salari. In particolare, quando si chiude il libro paga, salva completamente i dati del libro paga per il periodo di pagamento sul sistema.
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Creare un diagramma di flusso per il sistema esterno. Quando esternalizza il tuo libro paga, il fornitore di servizi ti chiederà di inviare i dati del foglio per ogni periodo di pagamento. Il provider di solito consente di inviare i dati via fax, e-mail o online. Il diagramma di flusso dovrebbe includere dettagli sul metodo richiesto.
Esempio del metodo online: rivedere i dati del giorno lavorativo, contattare il supervisore per qualsiasi chiarimento, riportare le modifiche alla retribuzione dei dipendenti e i dati sul tempo di lavoro nel sistema del fornitore. Controllare i dati inseriti attraverso il sistema online del fornitore, archiviare i dati del libro paga ricevuti e distribuire i salari.
suggerimenti
- Crea il diagramma di flusso in modo che si riferisca a ogni processo di gestione stipendi. Aggiornalo quando si verifica un cambio di sistema.
- Il diagramma di flusso dovrebbe includere gli obblighi fiscali federali e statali, come i pagamenti delle imposte sul reddito e la segnalazione.