Come scrivere una lettera per richiedere donazioni a un evento comunitario

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Se sei responsabile della sicurezza delle donazioni a un evento della comunità, è essenziale scrivere una lettera ordinando un ordine. A causa degli attuali problemi economici, le aziende e gli individui non stanno dando quanto avevano prima. Quindi, segui i passaggi seguenti e fai in modo che la tua richiesta si distingua dalle altre.

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Una lettera sorprendente può fare la differenza quando stai cercando donazioni per un evento comunitario. (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

1. Indica chi sta facendo domanda per la donazione. Non è sufficiente dire il nome dell'organizzazione o del gruppo che si sta rappresentando, anche spiegare chi sei. Se fai parte di un gruppo che vuole rivitalizzare il centro o un'organizzazione di ricerca sul cancro, fai una presentazione completa, senza evidenziare solo il nome ufficiale. Ad esempio, "Organizzazione X mira a concentrare gli sforzi per promuovere la rivitalizzazione del centro".

2. Sii specifico su ciò che stai cercando. Se si sta facendo domanda per una donazione in denaro, chiedere l'importo desiderato. Se hai bisogno di beni per fare un'asta, una raccolta di fondi o un altro evento della comunità, mettilo in chiaro nella lettera. Se hai bisogno di donazioni di cibo o bevande, chiedi gli articoli appropriati. Non lasciare che il lettore si chieda cosa intendi. Nel caso in cui si afferma: "La degustazione di vini è un punto culminante del nostro evento di raccolta fondi e vorremmo mostrare il tuo vino. Potresti donare cinque scatole della bevanda per questo evento? Saremo lieti di fornire un banner con il logo della tua compagnia ".

   
   

3. Non essere prolisso Assicurati che l'ordine non sia incoerente o troppo lungo. Andare dritto al punto, essere concisi e attenersi al soggetto principale.

4. Invia la lettera alla persona giusta. Portarlo nelle mani della persona che detiene il potere decisionale dell'azienda è fondamentale. Se nessuno nella tua organizzazione ha familiarità con il business, fai una ricerca sulla società controllando sul sito stesso per scoprire il nome del gestore. Invia la lettera al destinatario di persona.

5. Termina la richiesta con parole di gratitudine. Termina la lettera dicendo "grazie per aver considerato questa richiesta". Questo tipo di affermazione farà sì che l'imprenditore o il manager sappiano che avete considerazione per lui. Invita i responsabili della compagnia a partecipare all'evento comunitario.

6. Assicurati di fornire informazioni di contatto specifiche in modo che il rappresentante o il responsabile dell'azienda possano comunicare con te e fornirti una risposta.

   
   

7. Chiedi a qualcuno di rivedere la tua richiesta. Scegli un amico fidato che abbia buone capacità di scrittura per esaminare e apportare le modifiche necessarie alla tua lettera. È sempre utile avere una seconda opinione per rivedere il tuo lavoro.

8. Dopo aver inviato la lettera, contatta il destinatario per far sapere che stai inviando i dettagli su una richiesta di donazione. Fai un breve riassunto di ciò che stai cercando, poiché è possibile che il destinatario faccia una donazione prima ancora di ricevere la lettera.In caso contrario, scrivere un promemoria per dare seguito alla richiesta per telefono o di persona, una settimana dopo che il destinatario ha ricevuto la lettera.