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Una "CC" in fondo a una lettera significa che una copia della corrispondenza è stata inviata a qualcuno diverso dal destinatario. Se si intende utilizzare "CC" in una lettera, è necessario comprendere il protocollo da utilizzare per la trasmissione.
Copia stampata
Una considerazione cruciale è assicurarsi che la persona che riceve una copia della lettera sappia che la ricezione della comunicazione è intenzionale. Sebbene non sia richiesta una copertina tramite posta o in altri metodi di consegna fisica, è consigliabile allegare una nota. La nota conferma che la consegna della copia è intenzionale.
Fax
Se una copia della lettera viene inviata a qualcun altro via fax o e-mail, è necessaria una copertina. A causa del modo in cui i fax vengono ricevuti e distribuiti, il mittente di solito non sa con certezza chi riceverà la copia della lettera. Una persona che riceve una copia di una lettera potrebbe pensare che sia stata inviata alla persona sbagliata.
Sebbene una pagina di copertina non sia necessaria per copiare una lettera inviata allegata a un'e-mail, l'e-mail stessa ha lo stesso scopo. Deve indicare che una copia di una lettera inviata a un'altra persona è allegata per la revisione da parte del destinatario.