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Le riunioni sono essenziali per tutti i tipi di attività, ma possono anche essere soggette a cancellazione per una serie di motivi. Tutte le parti coinvolte nella riunione devono essere informate per iscritto il più presto possibile dopo aver appurato che la riunione non sarà tenuta. Mentre l'invio di e-mail è spesso la cosa appropriata da fare, o qualche volta un messaggio di testo, alcune situazioni potrebbero causare l'invio di una lettera per posta. Si consiglia di confermare che l'avviso di cancellazione è stato ricevuto.
Testo della lettera
La lettera dovrebbe iniziare affermando che l'incontro è stato annullato e includere l'ora, il luogo e lo scopo dell'incontro. È possibile specificare il motivo o assegnarlo a "circostanze impreviste". Offri scuse per l'inconveniente.
Ripianificazione delle informazioni
Se la riunione viene riprogrammata, la lettera deve fornire il luogo e l'orario o assicurare al destinatario che verrà informato. Dovrebbe anche includere le informazioni di contatto e chiedere al destinatario di confermare il messaggio.