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I report in stile Memo sono appropriati per i documenti brevi (meno di dieci pagine) che verranno distribuiti all'interno dell'organizzazione. Ad esempio, i rapporti sulle vendite e i documenti di analisi del progetto sono candidati per il formato della nota. Non richiedono tutta la pompa e l'introduzione richieste dai rapporti formali. Ciò riguarda principalmente i rapporti distribuiti settimanalmente, mensilmente o ogni quattro mesi. Ciononostante, dovresti prestare la stessa cura che faresti con qualsiasi corrispondenza aziendale durante la pianificazione, la scrittura e il completamento di un rapporto in stile memo.
indicazioni
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Traccia gli argomenti trattati dal rapporto. Prendi il punto di vista dei lettori e assicurati di includere tutte le informazioni di cui hanno bisogno o che vogliono.
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Cerca il tuo rapporto. Raccogliere tutte le informazioni pertinenti necessarie per trattare gli argomenti del passaggio 1.
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Creare supporto visivo per illustrare i dati raccolti. Assegna a ciascuna immagine un titolo e una didascalia pertinenti.
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Controlla la tua ricerca e decidi quali titoli vuoi utilizzare per suddividere e presentare il tuo rapporto. Il suo formato e il contenuto determineranno i titoli delle sezioni. Ad esempio, ha senso che un report di vendita includa una sezione per ogni area di vendita o linea di prodotti.
Pianifica il rapporto
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Scrivi il corpo del tuo rapporto tenendo presente il tuo lettore. Inserisci il supporto visivo, se appropriato.
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Scrivi un sommario amministrativo che offre ai lettori una breve panoramica dei punti importanti del rapporto.
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Crea un indice dettagliato dove iniziano le sezioni specifiche.
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Crea una tabella di illustrazioni che permetta ai lettori di sapere dove è possibile trovare ogni grafico, figura o tabella.
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Scrivi una nota di trasmissione. Se la tua azienda utilizza memo stampati o un modello, usali. Altrimenti, usa un formato semplice. Assicurati di includere le intestazioni e i campi "da", "a", "soggetto" e "data".
Scrivi il rapporto
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Metti insieme il rapporto completo, posizionando le parti che hai creato nel seguente ordine: nota di trasmissione, sommario, elenco di illustrazioni, sommario amministrativo, corpo del rapporto.
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Chiedi a un amico o a un collega di rivedere il tuo rapporto.
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Apporta le correzioni necessarie.
Completa il rapporto
suggerimenti
- Se il rapporto viene indirizzato a più destinatari, è possibile creare una lista di distribuzione anziché includere tutti i nomi nella nota di trasmissione. Elenca i nomi alfabeticamente o metti i nomi delle persone più importanti in cima alla lista. Crea il tuo messaggio di trasmissione come se fosse la copertina di un curriculum. Scrivi come se stessi consegnando il rapporto di persona al lettore. I titoli più popolari per i rapporti includono: Introduzione, Analisi del problema, Obiettivi, Raccomandazioni, Tendenze, Cronologia e tappe del progetto, Metodi e costi alternativi.