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Come utilizzare Outlook per pianificare le sale conferenze

In un ufficio occupato con più sale conferenza, potrebbe essere difficile tenere traccia di quali sale conferenza sono in uso ea che ora. Il calendario in Microsoft Outlook può essere utilizzato per pianificare riunioni, appuntamenti ed eventi e può anche essere utilizzato per eventi a livello di ufficio, come la programmazione di sale conferenze. È possibile impostare un calendario per pianificare tutte le sale riunioni, in modo che il personale possa facilmente vedere la disponibilità della sala conferenze per qualsiasi data e ora.

indicazioni

È possibile pianificare più sale riunioni in un calendario di Outlook (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

    Pianifica le sale riunioni con Outlook

  1. Apri Microsoft Outlook. Fai clic su "Calendario" nel pannello dei segnalibri. Fai clic con il tasto destro del mouse su "Calendario" e seleziona "Nuovo calendario". Inserisci un nome per il nuovo calendario, ad esempio "Pianificazione sala conferenze".

  2. Fai clic su "Visualizza pianificazione" nella striscia di interfaccia. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul calendario e seleziona "Nuovo appuntamento".

  3. Fai clic su "Categorizza" sulla barra multifunzione e seleziona "Tutte le categorie". Seleziona una categoria di colori e fai clic su "Rinomina". Immettere un nome per la categoria, ad esempio "sala conferenze 1" o "sala conferenze sala". Rinominare le categorie di colori aggiuntive, una per ogni sala conferenze. Fai clic su "OK".

  4. Immettere un titolo per una riunione o un evento nella casella di testo dell'oggetto. Nella casella di testo Posizione, digitare il numero o il nome della sala riunioni. Immettere il giorno e l'ora di inizio per l'uso della sala conferenze con il tempo di utilizzo finale. Se una sala conferenze verrà utilizzata per diversi giorni, è possibile modificare la data di fine.

  5. Immettere i dettagli della riunione pianificata per la sala conferenze nella finestra principale. È possibile includere una descrizione della riunione e un elenco di partecipanti.

  6. Fai clic su "Categoria" sulla barra multifunzione e fai clic sulla sala conferenze dove si terrà la riunione. Questo codice colore nel calendario rende la riunione facilmente differenziata tra le varie sale riunioni in uso allo stesso tempo.

  7. Fai clic su "Salva e chiudi" per chiudere l'evento della sala riunioni e tornare al calendario.


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