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L'email è ancora vista come una forma di comunicazione informale. Anche al lavoro, le persone spesso omettono saluti, chiusure e ortografia. Tuttavia, poiché l'e-mail ha sostituito per lo più i memo e diventa la forma principale di comunicazione aziendale, seguire l'etichetta e il formato appropriati è importante sia per la chiarezza che per il rispetto degli altri dipendenti.
Saluti e chiusure
I saluti e le chiusure dipendono dal tipo di relazione che hai con il destinatario dell'e-mail.
Nella prima e-mail con una persona, inizia con "Caro", seguito dal suo nome. Di solito è naturale usare il nome a meno che la tua attività non sia molto formale. Una volta stabilita la relazione, puoi semplicemente utilizzare il nome della persona o saluti più informali come "Ciao" o "Ciao", seguito dal nome del destinatario.
Quando si inviano messaggi a un gruppo, utilizzare sempre "Gentile", poiché le e-mail inviate a molti destinatari tendono a essere più formali. Non usare complimenti come "Buongiorno" o "Buon pomeriggio". Quando il destinatario legge l'email, potrebbe essere un'altra ora del giorno.
Le chiusure seguono le stesse regole dei saluti. Nella prima email, utilizzare una chiusura più formale, ad esempio "Distinti saluti" o "Cordiali saluti". Una volta che hai già scambiato email, la chiusura non è necessaria, ma includi sempre il tuo nome come firma.
Altre collezioni
Prima della conformità, l'argomento è la prima informazione che il destinatario leggerà. Assicurati di renderlo significativo, chiaro e breve in modo che la persona capisca il contenuto del messaggio e dia la priorità corretta.
Con l'avvento dei dispositivi elettronici portatili, molti dipendenti hanno preso l'abitudine di inserire il contenuto dell'email nell'oggetto, pensando che ciò sarebbe stato più conveniente per il destinatario. Tuttavia, questo tipo di formattazione sembra brusco e rude.
formattazione
Usa l'ortografia, la punteggiatura e le maiuscole corrette. Aver cura di passare il controllo ortografico e correggere errori di battitura dimostra rispetto per i colleghi. Una virgola fuori posto può cambiare il significato di una frase. Tieni presente che i tuoi colleghi non possono leggere la tua mente, quindi rendi chiari i riferimenti ("Lavora con lui su quel progetto" - chi è "lui" e "quale progetto"?).
Mai scrivere in maiuscolo. SCRIVENDO IN CAPITALE FACCIA CHE SEMPRE CHE STAI SCREAMANDO CON IL COLLEAGO.
Scrivi paragrafi brevi e oggettivi. Sii amichevole, ma a meno che tu non abbia una stretta relazione, evita le battute e il sarcasmo, che sono spesso fraintese via email. Infine, sbarazzarsi delle emoticon.
educazione
Uno studio recente sul "Journal of Computer-Mediated Communication" ha mostrato che coloro che inviano email istruite sono visti come più user-friendly e easy-going rispetto al mittente di email maleducate. Inoltre, i destinatari di e-mail colta erano più disposti a lavorare con i loro mittenti.
Puoi mostrare una buona educazione per e-mail allo stesso modo della vita reale. Usa "per favore" e "grazie" quando effettui un ordine.
Ancora una volta, usando il tuo tempo per assicurarti che l'email sia grammaticalmente corretta mostra rispetto per i tuoi colleghi. Trascurare quella parte implica che il tuo tempo è più importante del loro.