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La teleconferenza è una chiamata di gruppo tra colleghi, familiari o amici. Una persona avvia la chiamata e passa le informazioni agli altri. Come suggerisce il nome, ci si trova in una riunione di conferenza o telefonica. Ci sono una serie di vantaggi e svantaggi della teleconferenza che dovresti prendere in considerazione prima di scegliere questo metodo di riunione.
Pianificazione e flessibilità immediata
È possibile impostare una chiamata di teleconferenza in pochi minuti. Esistono servizi di teleconferenza online che consentono di accedere, impostare la data e l'ora della chiamata e ottenere un numero di telefono e un'identificazione personale o un PIN da distribuire ai chiamanti quasi istantaneamente. I chiamanti hanno anche molta flessibilità. Possono andarsene e tornare alla discussione quando lo si desidera.
Possibilità di registrare
Un altro vantaggio della teleconferenza è che hai la prova di chi ha partecipato alla chiamata e puoi anche registrarlo. Pertanto, in caso di controversie o dubbi sui termini di un accordo verbale effettuato telefonicamente, è sufficiente fare riferimento alla registrazione o alla trascrizione della chiamata. È inoltre possibile inviare una copia della chiamata a ciascun partecipante tramite e-mail. Ciò aiuterà i tuoi clienti, colleghi e dipendenti a essere più efficienti. Ad esempio, se si sta discutendo di un progetto che verrà completato, un dipendente può riprodurre la chiamata per comprendere il proprio ruolo nel progetto.
Difficile da officiare
In un normale incontro, una persona viene solitamente incaricata di agire da parlamentare per tutto il processo. Il parlamentare è una persona neutrale che impedisce alla discussione di uscire dall'argomento, media gli argomenti e mantiene la riunione breve. Tuttavia, quando in una riunione telefonica, le persone hanno meno probabilità di rispettare e riconoscere il parlamentare. Di conseguenza, una teleconferenza può essere difficile da gestire e officiare.
impersonale
Poiché la teleconferenza prende il posto di un incontro personale, può essere un modo molto impersonale di condurre affari o discutere problemi con il tuo gruppo. Non puoi guardare negli occhi di una persona quando parla o vedere i loro movimenti per valutare il loro stato mentale o intenzione. È più difficile per i membri sviluppare un forte legame con gli altri. Se si sostituisce l'incontro personale con la teleconferenza, i membri del gruppo possono, nel tempo, disconnettersi l'uno dall'altro.