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Spesso, nel mondo degli affari, ci viene richiesto di includere una lettera di accompagnamento per accompagnare un rapporto più ampio, che può essere inviato per posta, consegna speciale o anche e-mail. Una lettera di presentazione formale ha uno scopo ben preciso e dovrebbe essere scritta in modo tale da presentare e descrivere il contenuto, ribadire il tema saliente del rapporto e indicare anche i prossimi passi o azioni da intraprendere.
Scrivi una lettera di presentazione del rapporto
Passo 1
Utilizzare carta intestata aziendale per comporre la lettera di presentazione di un rapporto in ossequio all'importanza del documento di accompagnamento. Anche se utilizzi l'email su carta intestata, trattala come una lettera di carta, inclusa un'immagine del logo dell'azienda nella pagina dell'email.
Passo 2
Includere la data del giorno e le informazioni sull'indirizzo, inclusi nome e cognome, titolo, nome dell'azienda, via e indirizzo della città e codice postale. Utilizzare il saluto "Caro", seguito da un saluto formale, come le abbreviazioni Mr. o Mrs. se l'individuo è uno sconosciuto o "Caro" con il nome o il cognome del destinatario se l'individuo è un conoscente.
Passaggio 3
Indica lo scopo della lettera nel corpo del paragrafo utilizzando parole come "Questa lettera fornisce il (nome del rapporto) per la tua revisione o commento (o qualsiasi azione desideri). Usa questa opportunità per riassumere l'oggetto del rapporto. Prova a riassumere il scopo della relazione nel modo più sintetico possibile, in una o due frasi al massimo.
Passaggio 4
Prendi nota della conclusione del rapporto qui, ma non arrivare al cuore delle conclusioni del rapporto. Vuoi che il lettore legga il rapporto effettivo e non solo la lettera di presentazione. La lettera dovrebbe stuzzicare l'appetito del lettore per ciò che si troverà nel rapporto finale.
Passaggio 5
Crea una sezione di completamento formale o passaggi successivi, in cui indichi quali sono le azioni desiderate del destinatario. Vuoi che inoltrino il documento o firmino il documento o coordinino una riunione più ampia per presentare i risultati? Sii molto specifico sui passaggi successivi, nonché il giorno e la data, se è necessaria un'azione urgente.
Termina la lettera di presentazione con un saluto formale, in modo cordiale, sincero o premuroso. Includere il nome e il titolo dell'autore della lettera. Elenca i nomi delle altre persone che riceveranno il rapporto e la lettera di presentazione nello spazio "Cc" (con copia) nell'email.