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Uno degli aspetti più frustranti della gestione di un'impresa riguarda gli assegni errati. Gestire gli assegni restituiti può essere un argomento delicato. Il problema più difficile che devono affrontare imprenditori e manager è come affrontare l'argomento con il cliente, soprattutto se si è clienti frequenti. Forse il modo più comune e cortese per ottenere i fondi è con una lettera ben scritta sul debito.
indicazioni
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Scrivi la lettera sulla carta intestata dell'azienda se ne hai uno. Altrimenti, crea un'intestazione di base con il nome dell'azienda, l'indirizzo, il numero di telefono con prefisso, l'indirizzo email dell'azienda e la pagina web.
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Inserisci la data della lettera di fatturazione nella parte superiore del lato sinistro della carta.
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Metti l'indirizzo di ritorno del tuo cliente sul lato sinistro della lettera, lasciando due spazi in basso, a partire dalla data.
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Usa il saluto appropriato per il tuo cliente, due spazi sotto l'indirizzo di ritorno. Usa il termine "Caro" più il cognome, come "Gentile Signor Jones" o "Gentile Signora Smith". È possibile utilizzare il comune "Ciao" o "Saluti", ma un approccio personale è il migliore. Evita di usare il nome o un saluto molto informale come "Ciao".
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Inizia la lettera parlando del debito in modo non minaccioso. Un esempio di questo potrebbe essere: "Stiamo scrivendo per farti sapere che abbiamo ricevuto un assegno da te che è stato restituito".
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Fornisci tutti i dettagli relativi al controllo senza fronzoli, come il nome della banca, il numero di controllo, la data e l'importo del denaro. Inoltre, menzionare il numero di conto del cliente e documentare il saldo di questo account.
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Menziona la tua politica di "controllo di ritorno" se ne hai uno. Ad esempio se si dispone di una politica scritta che specifica che la commissione per il controllo del reso è di $ 40, è necessario citare questo e richiedere l'importo unitamente all'importo dell'assegno. Fornisci sempre al cliente l'intero importo dovuto, ad esempio "Invia $ 300 per l'assegno restituito più $ 40 della multa di reso, per un totale di $ 340".
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Istruisci il cliente su come può inviarti le risorse. Ad esempio, puoi chiedere loro di portare i soldi sul posto di lavoro o di inviare un ordine di pagamento o un assegno al tuo indirizzo commerciale. Puoi anche nominarlo per telefono o di persona se accetti carte di credito o di debito.
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Chiedere al cliente di pagare il debito il prima possibile e chiamare in caso di dubbio.
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Termina la lettera con "Saluti" o "Grazie mille" e il tuo nome e il titolo. Firma la lettera che hai inserito.
suggerimenti
- Sii sempre gentile e professionale nella tua lettera.
avvertimento
- Se in 10 giorni lavorativi non si ottiene la notizia del debitore, inviare un'altra lettera,
- sottolineando che ha bisogno di un ritorno entro una settimana.