Come organizzare il record personale di un dipendente

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È essenziale per un piccolo imprenditore, o per il dipartimento delle risorse umane una grande azienda, organizzare correttamente tutti i file relativi ai dipendenti. Ci sono alcuni elementi importanti da tenere in un elenco personale di base per ciascun dipendente. Su queste schede di base, puoi separare le informazioni in sezioni invece di mettere tutto in ordine casuale. Inoltre, aggiungi i file secondo necessità per ciascun dipendente e mantieni i file aggiornati per tutti i dipendenti.

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Creare registri separati per ciascun dipendente e file per i moduli I-9 e per i dati di pagamento (Jupiterimages / Immagini Brand X / Immagini Getty)

Scegli una cartella in grado di salvare un numero sufficiente di documenti per ogni token dipendente. Utilizzare una seconda cartella per le cartelle cliniche dei dipendenti. Cartelle sospese potrebbero essere le migliori per queste. Quindi puoi incorporare le sottocartelle all'interno di esse e utilizzare le schede tra le sezioni.
La prima cartella di ciascun dipendente, il file personale di base, deve contenere le informazioni personali del dipendente, come l'indirizzo e il numero di telefono corrente. Chiedi ai dipendenti di aggiornare queste informazioni, se necessario, ogni anno, forse all'inizio dell'anno o durante il reclutamento. Qui dovrebbero essere conservate anche le informazioni di contatto di emergenza.
Se si suddividono le cartelle sospese in sezioni, la seconda sezione può contenere il curriculum e l'applicazione per il lavoro, oltre ai referral e ai contratti dei datori di lavoro.
Metti tutti i documenti firmati dal dipendente quando si unì alla compagnia nella terza sezione. Di solito, è possibile trovare moduli come le forme delle tasse W-4, la formazione contro l'abuso sessuale, gli accordi di furtività e la conoscenza delle politiche dei dipendenti qui - ma non il modulo I-9.
Metti commenti sul dipendente in una sezione. Qualsiasi ritorno su una recensione dei dipendenti dovrebbe essere mantenuto qui. Includere documentazione per aumenti salariali o azioni disciplinari. Conservare copie di diplomi, certificati o conferme di addestramento pertinenti che il dipendente ha ricevuto anche in questa cartella. Conserva una sezione per i registri delle assicurazioni, della salute e della pensione.
Tutte le informazioni mediche devono essere conservate in una cartella separata. Tutte le informazioni relative alla salute dei dipendenti devono essere archiviate qui. Ciò ha a che fare con la riservatezza e non può basare alcuna promozione o altre decisioni personali sulla storia medica della persona coinvolta, afferma HRdirect.
Conserva una terza cartella per ogni dipendente che è ferito in un file. Qui inserirai i rapporti sugli incidenti, le richieste di indennizzo dei lavoratori e qualsiasi altra documentazione medica.
Metti tutti i moduli I-9 in cartelle o raccoglitori separati, stati HRdirect. Separare gli I-9 dai vecchi impiegati ai più giovani.

Se crei i salari nel tuo ufficio, mantieni una cartella solo per i salari.