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L'accoglienza è spesso la porta della compagnia e certamente questo dipartimento dell'ufficio riflette la cultura organizzativa dell'azienda e quindi anche la persona che ricopre la posizione di receptionist. Le prime impressioni sono della massima importanza nel mondo aziendale, ma ci sono più cose coinvolte in questa posizione che fare una buona impressione sui visitatori. La posizione di receptionist è una posizione sfaccettata che, se divisa in compiti lavorativi, potrebbe facilmente richiedere diversi dipendenti.
benefici
L'addetto alla reception è la prima persona che saluta clienti e consumatori e li annuncia per supportare il personale o la segretaria esecutiva, utilizzando l'e-mail o un sistema di interfono. Spesso, può interferire quando l'esecutivo non vuole essere disturbato. La reception è in grado di gestire il servizio amministrativo in modo da non dover assumere lavoratori temporanei.
carattere
La posizione di receptionist rientra nella categoria amministrativa e la maggior parte delle relazioni direttamente a risorse umane, un coordinatore amministrativo o il responsabile dell'ufficio. Il multitasking è più di una semplice parola d'ordine in relazione al receptionist. In tempi più tranquilli, può passare a un archivista o ad un altro impiegato amministrativo in modo integrato, eliminando la necessità di personale amministrativo aggiuntivo nell'ufficio in cui i file possono trovarsi.
considerazioni
La ricezione è l'industria che richiede riservatezza e questa posizione richiede una formazione per controllarla. La persona scelta per la posizione ha la responsabilità di rispettare tutti i codici e gli standard di sicurezza regolamentari. Al momento dell'assunzione, i manager dovrebbero considerare il background come requisito.
passivo
Poiché la receptionist ha raramente rapporti diretti, la posizione richiede la capacità di eccellere nella gestione del tempo e dell'eccellenza in relazione al cliente. Alcune funzioni chiave del receptionist sono: rispondere ai telefoni, ricevere e salutare i clienti, archiviare documenti e supportare altri reparti (es. Contabilità), provisioning, marcatura e smarcamento delle riunioni, effettuare visite, ordinare e distribuire la posta.
aspettative
Ci si aspetta che l'addetto alla reception abbia le stesse competenze di un assistente amministrativo, dal momento che i compiti sono solo leggermente diversi. I livelli di competenza in Microsoft Office o in altri sistemi di automazione per ufficio dovrebbero essere superiori alla base. Quando un assistente amministrativo di solito svolge funzioni di supporto amministrativo in un ufficio, l'addetto alla reception è in anticipo su tutti i visitatori in ogni momento. Con questo in mente, la tua condotta sarà sempre professionale. Ci si aspetta anche che lei conosca le sue priorità quotidiane, in quanto le distrazioni e le attività meno importanti appaiono in qualsiasi momento.