Contenuto
- responsabilità
- Registra la manutenzione
- Assicurazione e link building
- Registrazioni di beni e custodia
- Responsabilità per le transazioni correlate
- Controlli tecnologici
- Revisione critica indipendente
Durante la creazione di un sistema contabile, le società e le organizzazioni senza scopo di lucro dovrebbero istituire un quadro per il controllo interno. Questo processo aiuta a garantire che il sistema funzioni correttamente e che tutti i dipendenti coinvolti si comportino come previsto. Avere un documento aziendale essenziale fornisce garanzie ragionevoli riducendo la probabilità di errori e salvaguardando il patrimonio dell'organizzazione. Data la loro importanza, le aziende dovrebbero considerare i principi fondamentali del controllo interno.
responsabilità
Le aziende dovrebbero stabilire chiaramente le responsabilità. Attribuire obblighi specifici alle persone assicura che capiscano il loro ruolo nel mantenere il controllo interno. Se una responsabilità viene sistematicamente trascurata, un sistema di controllo interno efficace è in grado di identificare il dipendente che non sta eseguendo l'attività assegnatagli.
Registra la manutenzione
La memoria non è uno strumento infallibile, in particolare quando si tratta di grandi quantità di informazioni o transazioni. Avere procedure adeguate per la conservazione dei registri consentirà alle aziende di avere una cronologia accurata delle transazioni. Con queste informazioni disponibili, l'azienda può quindi consultarle più tardi se è necessario risolvere un problema o chiarire eventuali dubbi.
Assicurazione e link building
Sfortunatamente, anche il miglior sistema di controllo interno non è in grado di prevenire la perdita di un bene. Assicurando un bene e creando un legame con i suoi dipendenti, un'organizzazione si assicura che venga rimborsato in caso di furto o deviazione.
Registrazioni di beni e custodia
In un sistema di controllo interno, le persone che hanno accesso fisico al cassiere e ad altri beni non sono le stesse persone che conservano i documenti ad esse relativi. Se, ad esempio, il dipendente responsabile della custodia dei registratori di cassa per le piccole spese è lo stesso che controlla le entrate e le uscite di cassa, sarebbe facilitata la falsificazione delle registrazioni e la deviazione dei fondi. L'individuo responsabile del mantenimento dei registri delle attività non dovrebbe avere accesso alle risorse controllate.
Responsabilità per le transazioni correlate
A volte è necessario completare più attività prima di finalizzare una singola transazione. In questo caso, è importante che ogni attività che compone l'operazione venga eseguita da diversi lavoratori. Ciò garantisce più di un coinvolgimento di una persona nel compito e aumenta le possibilità che vengano scoperti errori o atti fraudolenti.
Controlli tecnologici
Gli allarmi, le tastiere di accesso elettronico e altre funzionalità di sicurezza possono aiutare a proteggere le risorse di un'organizzazione. La tecnologia offre spesso molte più possibilità di controllo e può essere utilizzata 24 ore al giorno, senza costi aggiuntivi o interruzioni del personale. Le aziende intelligenti aumentano i loro sistemi di controllo interni investendo in tecnologie efficienti ea basso costo.
Revisione critica indipendente
Le aziende dovrebbero rivedere i propri sistemi di controllo interno regolarmente. La persona responsabile dell'esecuzione di questa valutazione non può eseguire nessuno dei lavori che verranno verificati. Un esperto indipendente è l'ideale per questa funzione perché può documentare oggettivamente il lavoro svolto nel processo di controllo interno e non ha motivo di coprire errori o di essere eccessivamente ottimista riguardo alle procedure.