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Quando scrivi una email professionalmente, puoi passare la maggior parte del tempo ad assicurarti che ogni informazione sia stata inclusa, che sia formattata correttamente e che il correttore ortografico sia stato eseguito. Tuttavia, non dimenticare la chiusura dell'e-mail. Creare una fine professionale per la posta elettronica può fare un'enorme differenza nel modo in cui la persona ottiene. Lascia il destinatario con una buona impressione su di te.
Informazioni di contatto
Se invii per la prima volta un'email professionale, è una buona idea chiuderla con le tue informazioni di contatto, non solo il tuo nome. Anche se il destinatario riceve automaticamente il tuo indirizzo dopo aver ricevuto l'e-mail, assicurati di offrire altre forme di contatto. Se lavori per una società specifica, includi queste informazioni di contatto, incluso un indirizzo. Indica direttamente il tuo numero di telefono e indica se si tratta di un telefono cellulare o di un telefono fisso. Se la tua azienda ha un impianto, assicurati di includere il ramo. Più contatti si lasciano, maggiori sono le possibilità che la persona entri in contatto.
Anticipazione della preclusione
Leslie O'Flahavan, di Writing Matters, ama concludere un'e-mail professionale con la frase "Non vedo l'ora di ...". Dichiara che questo ribadirà lo scopo dell'email. Inoltre, mette anche chi ti ha inviato l'email in una posizione di risposta. Ad esempio, se hai inviato un'email relativa a un lavoro, dovresti concludere con "Attendo con ansia la tua decisione sulla mia domanda". Il ricevitore ora sa per certo quale sia lo scopo della tua email.
Domande e preoccupazioni
Quando chiudi un'email professionale, assicurati di offrire un invito per una risposta, ad esempio "Fammi sapere se hai domande o dubbi su ..." in quanto ciò darà al ricevente il via libera per rispondere senza sentirsi come se ti stesse infastidendo, o che la tua email fosse destinata a essere l'ultima parola. Ciò mantiene anche la conversazione fluente. Quando invii un'email, assicurati che tutti gli interessati siano sulla stessa pagina e che tutti i problemi e le preoccupazioni siano stati risolti.
considerazioni
La fine di un'e-mail professionale può avere un tocco personale, a seconda della relazione con il destinatario. Col passare del tempo, un contatto professionale può diventare un amico, permettendoti di terminare un'e-mail con uno scherzo interno o persino una storia indipendente. Tuttavia, non farlo finché non viene creata una relazione di amicizia. La fine di un'email con "Distinti saluti" è un buon compromesso. Questo dimostra che non sei solo un rapporto d'affari, ma una persona premurosa. Non aver paura di mostrare un po 'di cortesia alla fine di una email, soprattutto se è professionale.