Contenuto
Le lettere dei clienti generalmente seguono formati specifici e hanno un aspetto ben pianificato e professionale. Hanno elementi universali, come saluti e chiusure. Quelli che parlano di procedure di fatturazione contengono informazioni sulle politiche di pagamento di un'azienda e descrivono come i clienti dovrebbero pagare le bollette. Le modifiche a queste politiche devono essere comunicate mediante lettera inviata per posta al cliente, informandolo per iscritto delle modifiche intervenute.
Apertura
L'apertura della lettera contiene la data in cui è stata scritta, le informazioni di contatto del destinatario e un saluto. La sezione della lettera con il saluto "Gentile Cliente" verrà scritta in doppio spazio sotto le informazioni di contatto del cliente. Il saluto si rivolge correttamente al cliente con titoli come Mr. o Mrs. e il cognome.
Scopo della lettera
Il paragrafo relativo allo scopo informa il tuo cliente che stai scrivendo per fargli sapere che verranno apportate modifiche al sistema di fatturazione. Questo paragrafo dovrebbe anche includere garanzie che questa lettera non è una polizza di riscossione.
Effetti sul consumatore
Il paragrafo effetti è dettagliato ed elenca i modi in cui le modifiche che la tua azienda sta implementando avranno un impatto sul cliente. Questi effetti possono includere un nuovo indirizzo di fatturazione a cui devono essere inviati i pagamenti o nuove date di fatturazione. Queste modifiche devono essere scritte positivamente ea favore del cliente. Ogni modifica dovrebbe essere descritta come un vantaggio per il cliente e per la tua azienda.
Chiusura
La sezione di chiusura dovrebbe includere la tua dichiarazione di chiusura al cliente, come "Grazie per il tuo patrocinio", "Cordiali saluti" o un semplice "Grazie". Includerà il nome digitato, la firma e le informazioni di contatto. È inoltre necessario includere un indirizzo e-mail affinché i clienti possano contattarti in caso di domande.