Contenuto
- Sii diretto
- Scegli l'argomento giusto
- Controlla l'ortografia
- Sii educato
- Discutere i dettagli della riunione
L'email è diventata il mezzo di comunicazione preferito nel mondo degli affari. È veloce, affidabile e serve come documentazione scritta delle transazioni effettuate. Tuttavia, le caselle di posta vengono a volte inondate di spam, quindi è importante che la tua posta elettronica si distingua da così tante altre, in particolare se stai cercando di organizzare un incontro con qualcuno per la prima volta.
Sii diretto
Sii il più diretto possibile al momento di scrivere l'e-mail e, se possibile, inviarlo direttamente alla persona che desideri incontrare e non alla casella di posta condivisa dal dipartimento. Se ciò è inevitabile, inserisci il campo "oggetto" dell'email a chi è diretto. Nel corpo dell'email, vai dritto al punto; spiega la ragione dell'incontro e chiedi della disponibilità della persona a incontrarti. Se stai portando qualcun altro alla riunione, ti preghiamo di farli sapere nell'e-mail. Spiega cosa stai facendo con l'incontro. Ad esempio, supponiamo di voler indicare gli obiettivi per le vendite o chi sostituirà João da Silva nella contabilità.
Scegli l'argomento giusto
Il campo "oggetto" dell'email è la prima cosa che la persona leggerà e di solito è ciò che determina se l'email verrà aperta o meno. Pertanto, è essenziale che questo campo non sia troppo lungo. Le e-mail dovrebbero essere brevi e dirette: puoi sempre discutere più dettagli nelle e-mail successive se la riunione è confermata.
Controlla l'ortografia
Non c'è mai troppo per rinforzare questo suggerimento: Nulla è peggio per una prima impressione delle e-mail con frequenti errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. Questi errori rendono la tua e-mail simile a una sorta di spam e aumentano le possibilità di essere inviati al cestino. Un controllo pre-e-mail più accurato può prevenire molti mal di testa. L'ideale è chiedere a qualcun altro di leggerlo e controllare questo tipo di errore se il destinatario è un cliente molto importante.
Sii educato
Richiedere un incontro con qualcuno è tutto sulle prime impressioni. Se è la prima volta che contatti la persona, usa le forme linguistiche più istruite che puoi. Conserva il cognome e usa sempre titoli come Mr. o Miss. In una prima email, non utilizzare mai "Hello" come saluto; questo ti fa sembrare poco professionale. Alla fine dell'e-mail, metti sempre "Grazie", "Saluti" o "Saluti". Le cortesie sono sempre appropriate nella corrispondenza via email.
Discutere i dettagli della riunione
Per e-mail, imposta la data e l'ora della riunione come se lo stessi facendo per lettera. Metti in chiaro quando sarai vicino al destinatario; per esempio, dì in quali date sarai nella città del destinatario. Sii chiaro su cosa vuoi discutere. Ad esempio, affermare di voler parlare di "vendite di tosaerba nel secondo trimestre dell'anno" offre al destinatario un'idea migliore di ciò che verrà discusso rispetto a una semplice "vendita".