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La maggior parte delle aziende, sia piccole che grandi, ha una reception o una reception. Le procedure operative standard di un dipendente che si occupa del servizio clienti sono costituite da doveri e responsabilità che migliorano l'efficienza dell'azienda nel suo complesso. Questi dipendenti devono comprendere appieno tutti gli aspetti del loro ruolo al fine di svolgere il loro ruolo nel miglior modo possibile.
Servire come gateway
Il ruolo più importante svolto da un dipendente ricevente è il "gateway" o gatekeeper. Sei la prima persona che i clienti vedono all'arrivo e di solito la prima persona con cui parlano quando chiamano l'ufficio. Dovresti essere gentile ed educato con i clienti, ma anche mantenere la loro autorità. Il tuo atteggiamento rifletterà positivamente o negativamente sul business nel suo complesso e dovresti sempre tenerlo a mente. È tua responsabilità garantire che i superiori ricevano solo le persone che hanno il tempo di ricevere e con cui desiderano parlare. Tratta sempre la persona direttamente e in modo appropriato; potrebbe essere necessario dire a qualcuno che ha bisogno di lasciare un messaggio o che dovrebbe sedersi e aspettare.
Compiti di routine
Nella maggior parte degli uffici, l'addetto alla reception deve gestire le attività quotidiane come la gestione della posta elettronica, l'ascolto della segreteria telefonica, la preparazione di sacchetti di denaro, impianti di irrigazione e la ricarica di tavoli. Tenere un elenco di tutti i compiti del giorno può aiutarti a evitare di dimenticare qualcosa. È anche utile mantenere una rubrica con numeri importanti e usati frequentemente, poiché spesso è responsabilità della chiamata chiamare la manutenzione, l'IT e altre persone durante il giorno in cui si verificano problemi.
Organizzare l'agenda degli impegni
Infine, a meno che questo lavoro non sia stato delegato a un altro dipendente, come l'assistente del capo, l'accoglienza è dove viene mantenuto l'ordine del giorno. Siate sempre consapevoli delle attività imminenti e degli appuntamenti annullati. Ricordarsi di annotare i nomi e il numero di persone che desiderano fissare un appuntamento nei giorni pieni, in caso di cancellazione. A volte potrebbe essere necessario effettuare appuntamenti provvisori, nel qual caso, basta inserire un post-it nel programma. Ricordarsi di usare sempre le matite in quanto rende più facile la cancellazione e la copertura in caso di cambiamenti di orario.
