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Per le aziende, è essenziale rispondere al telefono in modo professionale e garbato. Il telefono rimane il principale mezzo di comunicazione tra la maggior parte delle aziende e i loro clienti. Se leggi alcune recensioni dei clienti alle aziende, noterai che tendono a formare un'opinione generale su un'azienda in base a come vengono trattate al telefono. I clienti emettono giudizi in base al numero di squilli prima che le chiamate ricevano risposta, come vengono salutati, per quanto tempo aspettano e se sono soddisfatti alla fine della chiamata.
indicazioni
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Rispondi al telefono prima del terzo squillo. Poiché ciò potrebbe non essere possibile ogni volta, questo dovrebbe essere l'obiettivo generale. I clienti non lo vedono come qualcosa di professionale quando le loro chiamate non ricevono una risposta rapida. Anche se non è possibile rispondere immediatamente alla chiamata, almeno salutare il cliente e chiedere loro di attendere un momento.
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Rispondere al telefono professionalmente. Nella maggior parte delle aziende, un saluto standard funziona bene e puoi definire una politica aziendale in modo che tutte le chiamate ricevano risposta nello stesso modo. Usa un semplice saluto con il nome della tua azienda e chiedi come puoi aiutare. Ad esempio, potresti dire qualcosa del tipo "Buonasera e grazie per aver chiamato XXX. Come posso aiutarti?"
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Ascolta attentamente mentre il cliente parla. I clienti si arrabbiano quando pensano che la persona non presta attenzione a ciò che dicono o hanno bisogno di ripetere molte volte ciò che hanno appena detto. Evita di fare altre attività mentre sei al telefono e dedica tutta la tua attenzione al cliente.
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Sorridi mentre stai parlando. Quando sorridi, sembra più piacevole per il telefono e i clienti rispondono positivamente ad esso. Inoltre, sii sempre gentile ed educato, anche quando il cliente è nervoso e non è gentile.
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Parla lentamente e chiaramente quando spieghi qualcosa al cliente. I clienti non vogliono essere frettolosi, come se stessimo cercando di chiudere la chiamata immediatamente. È particolarmente importante parlare lentamente e chiaramente quando si spiegano lunghi processi o si spiegano le politiche aziendali. Devi spiegare tutto in dettaglio in modo che il cliente capisca perfettamente e non venga lasciato alcun dubbio.