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Le memorie sono una delle caratteristiche più citate della vita quotidiana in ufficio, sembrano germogliare da quasi ovunque e possono coprire una gamma quasi infinita di argomenti. Tuttavia, l'emissione di promemoria è per un numero di scopi di base e di solito ha obiettivi chiaramente identificabili, che sono generalmente interessati a risolvere situazioni e fornire informazioni supplementari su un problema che non richiede un incontro su di esso.
problematica
I problemi possono essere rapidamente identificati e discussi nel contesto di un memorandum, consentendo ai dipendenti di prendere immediatamente coscienza delle potenziali difficoltà e delle nuove sfide che si stanno avvicinando. Questi problemi possono variare, in quanto alcuni potrebbero discutere di tendenze che si svilupperanno a lungo termine (ad esempio, una diminuzione dell'efficacia di un particolare dipartimento), o potrebbero essere meno formali e più immediate (come informare i dipendenti in caso di maltempo prima di tornare a casa alla fine della giornata). Una caratteristica di questi memo sui problemi è che possono sollecitare feedback al fine di considerare possibili soluzioni e strategie future.
soluzioni
I memo basati su soluzioni possono fornire una selezione di informazioni, esempi includono correzioni rapide ai problemi tecnici, annuncio che una nuova strategia è stata decisa per risolvere un problema esistente o fornire informazioni aggiornate su codici di accesso e meccanismi di sicurezza. I memorandum delle soluzioni sono anche un'opportunità per prestare attenzione ai dipendenti che hanno dimostrato la loro utilità o creatività per affrontare sfide specifiche comunicando agli altri i loro successi (ad esempio: "Vorremmo ringraziare Mathew Baker per il suo lavoro di coordinamento per migliorare la nostra rete principale. computer, consentendo al sistema di funzionare in modo significativamente più veloce rispetto al mese scorso. ").
feedback
I commenti di feedback sono disponibili in un'ampia varietà di forme, sebbene possano essere differenziate tra note inviate a vari dipendenti e note inviate a un singolo individuo. Quando i commenti di feedback vengono inviati a un gruppo di grandi dimensioni, possono aggiornare i dipendenti su questioni precedentemente sollevate durante le riunioni, dando un senso di contesto e cronologia alle discussioni precedenti (un esempio di questo sarebbe un memo che ringrazia i dipendenti per partecipare a un donazione di sangue o esercizio di lavoro di squadra). Tuttavia, quando il feedback viene inviato a un singolo dipendente, di solito sarà molto specifico e correlato alla qualità del lavoro svolto dal dipendente e quali aree dovrebbero essere focalizzate per futuri miglioramenti.
Commenti su situazioni
Di volta in volta, può essere opportuno che i manager inviino note relative a eventi in corso o faccia commenti ufficiali su determinate situazioni, ad esempio: "Vorremmo ringraziare calorosamente i vigili del fuoco per la loro assistenza durante il recente incendio di il nostro magazzino ". Questo tipo di memorandum potrebbe anche includere istruzioni per i dipendenti di non commentare pubblicamente su alcune questioni interne: ad esempio, "Vorremmo chiedere a tutti i dipendenti di astenersi dal speculare pubblicamente sulla nostra potenziale fusione con un'altra società, che potrebbe compromettere gli accordi in corso. "