Contenuto
Un addetto alla reception è di solito la prima persona che vedi quando entra in un ufficio. Il suo ruolo principale in qualsiasi organizzazione, sia nel settore pubblico, privato o del volontariato, è quello di rappresentare l'organizzazione professionalmente per gli ospiti, fornendo anche supporto entry-level con compiti amministrativi, programmazione e altri compiti. Gli addetti alla reception possono rimanere nella funzione di supporto amministrativo o possono essere appena laureati al college, desiderosi di conoscere il funzionamento interno dell'azienda in cui sono interessati.
amministrativo
Uno degli obiettivi di un receptionist è supportare la funzione amministrativa di un'azienda. Copiando, archiviando e preparando documenti oltre a organizzare forniture per ufficio e fornire le forniture essenziali ai tuoi superiori. Gestisce anche la posta in entrata e in uscita.
Servizio clienti
Lo scopo principale di questa professione è il servizio clienti. Un addetto alla reception risponde al telefono con un saluto cordiale e professionale e indirizza le chiamate verso le parti interne. Rispondere alle domande di carattere generale da parte dei clienti e dei potenziali clienti sulle ore di funzionamento, i prodotti disponibili, i servizi e le tariffe sono anche nell'ambito delle attività di un receptionist.
Gestione degli appuntamenti
Un altro obiettivo di un addetto alla reception è quello di gestire la pianificazione per l'azienda. Gestisce il programma degli appuntamenti, comprese nuove prenotazioni, cancellazioni e modifiche agli appuntamenti. Avere buone capacità organizzative e attenzione ai dettagli sono competenze essenziali per questo professionista.
Altre attività
Preparare caffè per ufficio, snack e spuntini per riunioni e fare chiamate ai membri del team sono esempi di altri compiti di reception. In alcuni uffici, i receptionist raccolgono fondi per il comitato sociale, consegnano i biglietti del parcheggio e pubblicano la mattina.