Contenuto
- Ricevere una chiamata
- Identificare le esigenze del chiamante
- Trasferimento della chiamata alla persona appropriata in ufficio
- Fine della chiamata
La comunicazione iniziale tra un potenziale cliente e uno studio legale avviene di solito per telefono e con un addetto alla reception. Pertanto, è importante che l'addetto alla reception dell'azienda sia professionale e cortese in ogni momento. Mantenere la professionalità a volte può essere una sfida, soprattutto per gli addetti alla reception che frequentano un grande volume di chiamate al giorno, tuttavia, ci sono alcuni principi che si dovrebbero sempre seguire quando si risponde alle chiamate presso uno studio legale.
Ricevere una chiamata
Rispondi a ciascuna chiamata pronunciando il nome dello studio legale, il tuo nome, quindi identifica chi sta chiamando e chiedi: "Come posso aiutarti?" Ad esempio: "Buon giorno, questo è lo studio legale di X e Y, Jane che parla, con chi sto parlando?" Una volta identificato il chiamante per nome, chiedere "Come posso aiutarti oggi, signora Z", ricorda di riferire il cliente per nome per il resto della conversazione. Le annotazioni durante ogni chiamata possono essere utili, specialmente per quanto riguarda i nomi. Mantieni un tono positivo durante la conversazione, sii paziente e non perdere mai la calma. Evita di usare gergo, gergo o non parole come "aham" e "hum".
Identificare le esigenze del chiamante
È molto importante ascoltare attentamente ciò che il potenziale cliente ha bisogno per soddisfare le proprie esigenze e fornire le informazioni richieste in modo chiaro e conciso. In ogni chiamata c'è qualcuno che cerca informazioni o una persona in particolare.
Trasferimento della chiamata alla persona appropriata in ufficio
Se è necessario trasferire la chiamata a un avvocato, chiedere al cliente di attendere il trasferimento sulla linea. Quindi contattare l'avvocato e annunciare la chiamata in base al nome e allo scopo della chiamata del cliente, quindi effettuare il trasferimento se l'avvocato è disponibile. Non lasciare il cliente in attesa sulla linea per più di 45 secondi. Dopo questo periodo, chiedere se il cliente preferisce continuare ad aspettare, se gli piacerebbe quando l'avvocato restituisce la chiamata o se preferisce chiamare più tardi.
Fine della chiamata
Prima di spegnere il telefono, chiedi se puoi aiutare con qualcos'altro e ringrazia il cliente per aver chiamato lo studio legale. È raro che un receptionist convinca il potenziale cliente ad assumere il servizio, tuttavia è molto comune che il cliente venga perso da un servizio scadente, maleducato o poco professionale.