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Quando si scrive un'e-mail in modo professionale, si può trascorrere la maggior parte del tempo assicurandosi che ogni informazione sia stata inclusa, che sia formattata correttamente e che il controllo ortografico sia stato eseguito. Tuttavia, non dimenticare di chiudere l'email. Creare un finale professionale per la posta elettronica può fare un'enorme differenza nel modo in cui una persona lo riceve. Lascia il destinatario con una buona impressione di te.
Informazioni sui contatti
Se stai inviando un'e-mail professionale per la prima volta, è una buona idea terminarla con le tue informazioni di contatto, non solo con il tuo nome. Sebbene il destinatario otterrà automaticamente il tuo indirizzo dopo aver ricevuto l'e-mail, assicurati di offrire altre forme di contatto. Se lavori per un'azienda specifica, includi queste informazioni di contatto, incluso un indirizzo. Fornisci il tuo numero di telefono diretto e indica se si tratta di un telefono cellulare o fisso. Se la tua azienda ha un ufficio centrale, assicurati di includere l'estensione. Più contatti lasci, maggiori sono le possibilità della persona di contattarti.
Anticipazione della chiusura
Leslie O'Flahavan di Writing Matters ama finire un'e-mail professionale con la frase "Non vedo l'ora di ...". Dice che questo ribadirà lo scopo dell'email. Inoltre, mette anche la persona che ti ha inviato l'email in una posizione di risposta. Ad esempio, se hai inviato un'e-mail su un'offerta di lavoro, dovrebbe terminare con "Attendo con ansia la tua decisione sulla mia candidatura". Il destinatario ora sa, con certezza, qual è lo scopo della tua email.
Problemi e preoccupazioni
Quando chiudi un'e-mail professionale, assicurati di offrire un invito per una risposta, ad esempio "Fammi sapere se hai domande o dubbi su ..." in quanto ciò darà al destinatario il via libera per rispondere senza sentirsi come se ti infastidisse o che la tua email fosse l'ultima parola. Ciò mantiene anche la conversazione fluente. Quando si invia un'e-mail, assicurarsi che tutte le persone coinvolte siano sulla stessa pagina e che tutte le domande e i dubbi siano stati risolti.
Considerazioni
La fine di un'e-mail professionale può avere un tocco personale, a seconda del rapporto con il destinatario. Nel tempo, un contatto professionale può diventare un amico, permettendoti di terminare un'e-mail con uno scherzo interno o anche con una storia indipendente. Tuttavia, non farlo finché non viene creata una relazione di amicizia. Terminare un'e-mail con "Cordiali saluti" è un buon compromesso. Questo dimostra che non sei solo una relazione d'affari, ma una persona premurosa. Non aver paura di mostrare un po 'di cortesia alla fine di un'e-mail, soprattutto se è professionale.