Come scrivere un memo formale con chiusura e iniziali

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Cosa ti serve

Scrivere un promemoria formale è un modo efficace per comunicare all'interno di un'azienda. Scrivi il memo con una voce autorevole, ma vuoi informare piuttosto che intimidire il lettore. Ulteriori informazioni incluse nel memorandum sono note come allegati e le chiusure sono tipicamente incluse nella lettera. Un promemoria formale include sezioni specifiche e le iniziali dello scrittore e aiutante alla fine. Sebbene la maggior parte dei memo abbia una pagina o meno, assicurati di includere un paragrafo di riepilogo alla fine se hai più di una pagina.

indicazioni

Una nota formale segue un formato specifico (Immagine ricordo di firelover123 da Fotolia.com)

All'inizio del promemoria sono incluse le sezioni "A", "Da" e "Oggetto". Se includi allegati, decidi chi deve ricevere quegli allegati e chi ha solo bisogno di una copia del memo, fai conoscere a tutti le informazioni e gli allegati che sono stati distribuiti (ad esempio, la persona che ha creato l'allegato non ha bisogno di riceverlo, esso). Includi il nome di tutti coloro che riceveranno il documento nell'intestazione "A". Includi chi vuoi copiare nel "CC" al promemoria finale. Alcune persone possono ricevere il documento privatamente, essendo aggiunto come "copia nascosta". Riceveranno una copia del memo, ma non saranno elencati in "A" o "CC".
Scrivi il corpo del memo in modo chiaro e conciso. Usa un linguaggio semplice e formale, ma tieni il memo lontano da un tono intimidatorio o dispregiativo. I documenti più grandi dovrebbero contenere diversi paragrafi per renderli più facili da leggere.
Completa il memo con le iniziali dell'autore seguite dalle iniziali dell'helper dopo una barra ("XX / aa"). Le iniziali dell'autore devono essere in maiuscolo e quelle dell'helper in lettere minuscole. Due righe sottostanti dovrebbero leggere la parola "Allegati (x)" con il numero di allegati inclusi tra parentesi. Quindi elenca le persone che vuoi che ricevano una copia, in formato elenco. Coloro che riceveranno per copia nascosta dovranno essere manoscritti nelle loro copie. Non dimenticare di includere "CCO" in modo che sappiano che è stato copiato in modo anonimo. L'autore del promemoria dovrebbe essere il primo nella sezione "Da".

suggerimenti

Conserva una o due copie aggiuntive del memo in un file con gli allegati nel caso in cui qualcuno debba essere aggiunto alla lista di distribuzione.
Rivedere la nota per errori tipografici che i correttori ortografici non identificano.
La maggior parte dei programmi di elaborazione testi include un modello di memo se la tua azienda non ne ha specificato uno per l'uso.

avvertimento

Assicurati di includere tutti i destinatari nella sezione "A" del memo.
I promemoria devono essere utilizzati solo per le comunicazioni aziendali interne. La comunicazione con i fornitori o i clienti dovrebbe essere scritta in formato lettera.